As políticas que sua revista precisa publicar (e quase ninguém encontra)

Uma política que não está publicada não existe

Muitas revistas têm processos sólidos que só a equipe editorial conhece. Para um autor que decide onde submeter, para uma biblioteca que avalia o que assinar e para qualquer diretório que reúne informação, o que conta é apenas o que está escrito e acessível no site.

A boa notícia: escrever essas políticas é trabalho de uma tarde, e se faz uma vez só.

1. Escopo e foco

O que a revista publica e o que não publica. Áreas, tipos de trabalho aceitos — artigos originais, revisões, notas, resenhas — e a qual comunidade se dirige. Um escopo específico evita rejeições desnecessárias e dá identidade à publicação.

2. Processo de avaliação por pares

É a política mais importante e a que costuma ser pior redigida. Precisa dizer:

• Qual modalidade se aplica: cega simples, duplo-cega ou aberta.
• Quantos avaliadores participam e o que acontece com pareceres contraditórios.
• Quem toma a decisão final.
• Prazos estimados por etapa, com números reais e não aspiracionais.
• Se há triagem editorial prévia e com que critérios um trabalho é recusado sem avaliação.

3. Ética editorial e má conduta

Declare a quais diretrizes você adere — as do COPE são a referência habitual — e explique o procedimento concreto diante de denúncias de plágio, publicação duplicada, autoria indevida ou dados manipulados. "Aderimos às boas práticas" sem procedimento não diz nada. Inclua também a política de uso de ferramentas de inteligência artificial na escrita e na avaliação: hoje é uma pergunta que os autores fazem.

4. Autoria e contribuições

Que critério você usa para decidir quem assina — os critérios do ICMJE são o padrão mais citado — e como se tratam as mudanças de autoria depois da submissão. Se você pede uma declaração de contribuições por autor, explique o formato.

5. Conflitos de interesse

O que um autor deve declarar, o que um avaliador deve declarar e o que a revista faz quando um editor tem conflito com um manuscrito. Publique o formulário que você usa.

6. Acesso, licenças e direitos

Se o conteúdo é de acesso aberto, diga isso com a licença exata e o link para o texto legal. Esclareça quem conserva a titularidade dos direitos, quais versões o autor pode depositar em um repositório e se há embargo.

7. Taxas de publicação

Se você cobra, publique o valor, em que momento se cobra e que isenções existem. Se não cobra nada, escreva explicitamente: "esta revista não cobra taxas de submissão nem de publicação". É uma das frases que mais tranquilizam um autor.

8. Correções, retratações e expressões de preocupação

O que acontece quando um artigo publicado tem um erro. A regra de ouro: o artigo original nunca é apagado nem substituído em silêncio. Publica-se uma nota de correção ou de retratação, vinculada nos dois sentidos, e o registro histórico fica intacto.

9. Preservação digital

O que acontece com o conteúdo se a revista deixar de publicar. Nomeie a rede de preservação da qual você participa. Se ainda não participa de nenhuma, essa é provavelmente a melhoria mais urgente que a sua revista pode encarar.

10. Periodicidade e dados de contato

Frequência real de publicação, se você aceita publicação contínua, e um contato institucional com nome, função e endereço postal. Uma caixa de e-mail gratuita como único contato gera desconfiança mesmo que a revista seja impecável.

Dois detalhes de implementação

• Date cada política e mantenha um histórico de versões. Permite saber quais regras valiam quando determinado artigo foi publicado.
• Traduza-as para os idiomas em que você publica. Uma política só em espanhol, numa revista que recebe trabalhos em português e inglês, deixa metade dos autores de fora.